Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO
Seit dem 25.05.2018 gilt die neue EU-DSGVO mit einem Geltungsbereich auch für Vereine. Der Eltern- und Freundeskreis des Theodor-Heuss-Gymnasiums Wolfenbüttel wird als gemeinnützige Organisationen, nur die Daten erheben, die zur Verwaltung und Erfüllung seiner Vereinsatzung erforderlich sind. Die Daten werden außerhalb des THG Wolfenbüttel gesichert bzw. verwaltet. Dabei kann ein hohes Maß an Datensicherheit gewährleistet werden.
Die DSGVO
Die DSGVO beinhaltet den Schutz sowie die Grundfreiheiten und -rechte natürlicher Personen und insbesondere deren personenbezogener Daten. Aus diesem Zusammenhang kann für jedes Vereinsmitglied gewährleistet werden, dass bei der Erhebung sowie der Verwaltung von Mitgliedsdaten die Persönlichkeitsrechte des Mitglieds angemessen berücksichtigt werden. Vereine unterliegen dabei nicht nur den Richtlinien der DSGVO sondern auch der Nachweispflicht.
Die Kontaktdaten:
Eltern- und Freundeskreis des Theodor-Heuss-Gymnasiums Wolfenbüttel e.V.
Karl-von-Hörsten-Straße 7 - 9
38304 Wolfenbüttel
Der Ansprechpartner:
Vorstandsvorsitzende: Dr. Ekaterini Hippe-Spyridopoulou
Erreichbarkeit: ekaterini.hippe@gmx.de
Die Daten:
Der Eltern- und Freundeskreis des THG Wolfenbüttel erfasst nur die personellen Daten, die im Anmeldeformular von dem jeweiligen Mitglied hinterlegt werden. Eine Unterschrift auf dem Beitrittsformular bestätigt eine Zustimmung zur Datenspeicherung. Die Erfassung und Verwaltung der Daten erfolgt im WISO Programm “Mein Verein 365“ der Buhl Data Service GmbH.
Welche Daten werden für welchen Zweck genutzt (Daten mit Speichergrund):
Name, Vorname: Austausch von Schriftstücken, Emails, Identifizierung des Mitgliedes
Anschrift: Austausch von Schriftstücken, Identifizierung des Mitglieds zur Ausstellung der Spendenbescheinigung
Telefonnummer: Wenn angegeben - zur kurzfristigen Kontaktaufnahme
E-Mail-Adresse: Wenn angegeben – Austausch von Schriftstücken, Kurzinformationen
Geburtsdatum: Wenn angegeben - Identifikation des Mitgliedes
Kontodaten: Zum Einzug der Mitgliedbeitrags per SEPA-Lastschriftverfahren
Einen Zugang zu den persönlichen Daten haben nur die Vorstandmitglieder. Ihnen als Mitglied kann zu jeder Zeit ein Einblick in Ihre persönlichen Daten, auf Anfrage gewährleistet werden.
Die Kontodaten werden ergänzend im Kontozugang des Kreditinstitutes zur Erfüllung der SEPA-Lastschrift gespeichert.
Bei einer wirksamen Kündigung werden die Daten im letzten laufenden Kalenderjahr aus der Verwaltungssoftware gelöscht.
In Deutschland gilt eine gesetzliche Mindestaufbewahrungszeit von 5 Jahren nach §257 Abs. 1 HGB für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschluss, Handelsbriefe, Buchungsbelegen etc. sowie eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nach §147 Abs. 1 für Bücher, Aufzeichnungen und für die Besteuerung relevanter Unterlagen.